Synkronisere med kalenderen(e)
En av de viktigste funksjonene i Spond er synkronisering med kalender. Mange er ikke klar over hvordan de best organiserer dette. Vi anbefaler at du fargekoder alle kalendere for familiemedlemmer for enkelt å identifisere hvert familiemedlems aktiviteter. I Spond kan du fargekode kalenderne ved å koble hver Spond-gruppe og/eller undergruppe til ulike kalendere. I denne videoen viser vi deg hvordan:
Vi anbefaler at du fører en egen kalender for Spond-aktiviteter per familiemedlem, slik at du alltid er klar over informasjonskilden som synkroniseres med kalenderen din.
En koblet Spond-kalender fungerer litt annerledes enn andre digitale kalendere. Informasjonen fra Spond-appen synkroniseres til din standard kalenderapp på mobiltelefonen for å vise informasjonen. Det betyr at dersom et arrangement i Spond blir avlyst, blir lenken brutt og avbestillingsinformasjonen vil ikke bli oppdatert i kalenderen din. I slike tilfeller må du slette hendelsen i kalenderen din for at den skal fjernes. Dette er selvfølgelig ikke ideelt, og det betyr at selv om alle hendelser fra Spond synkroniseres med kalenderen din, må du fortsatt følge med på Spond-appen.
Legg til andre aktiviteter som ikke allerede er i Spond
Så hva skal man gjøre med aktiviteter som ikke er i Spond? Typisk vil aktiviteter i regi av større organisasjoner eller en-til-en undervisning ikke opprettes i en Spond-gruppe. Så når du bruker Spond-appen vil du sannsynligvis ikke ha den totale oversikten over alle familiens aktiviteter.
En enkel løsning er å holde oversikt over ikke-Spond aktiviteter i en egen familiegruppe i Spond. Siden Spond er så flott for å organisere tilbakevendende aktiviteter og det er helt gratis å bruke, hvorfor ikke bruke det til å spore andre aktiviteter også?
I denne videoen viser vi deg hvordan vi anbefaler at du setter opp en familiegruppe i Spond:
For å gjøre det enkelt anbefaler vi at du IKKE legger til medlemmer i gruppen og undergruppen du oppretter i Spond. Hvis du begynner å legge til medlemmer, må du også legge til oppmøte, noe som ikke er nødvendig når bare ett familiemedlem deltar. Du vil fortsatt få effekten av de fargekodede kalenderhendelsene uten å legge til medlemmer. Hvis det er intervaller når det ikke er noen hendelse, avbryter du bare og sletter hendelsen på den datoen.
Det eneste unntaket fra å legge til medlemmer kan være hvis det er to eller flere familiemedlemmer som deltar på samme aktivitet. Dette vil tillate deg å spore hvem som deltar og hvem som ikke er det. Arrangementet vil bli knyttet til kalenderen til undergruppen hvis det bare er en, eller kalenderen til hovedgruppen hvis det er to eller flere undergrupper i hendelsen.
Hvis du ikke trenger å spore deltakelse, anbefaler vi at du unngår å bruke medlemmer og oppretter arrangementet for to eller flere undergrupper. På samme måte vil arrangementet være knyttet til kalenderen til hovedgruppen da det er to eller flere undergrupper i arrangementet. Hvis du trenger et arrangement for to eller flere familiemedlemmer å lenke til den individuelle kalenderen for 'perfekt' fargekoding, må du opprette en egen hendelse for hvert familiemedlem/undergruppe. I Spond er det enkelt å duplisere en hendelse og deretter endre undergruppen den er knyttet til.
Gi tilgang til din familiegruppe i Spond ved å gi administratortilgang til familiemedlemmer. Dette vil gi dem tilgang til å legge til og oppdatere hendelsene når det er ny informasjon. Hvis du legger til familiemedlemmer som vertskap, vil de også se arrangementet på Sponds hjemmeside. Personer som er lagt til som verter og administratorer vil få varsler når nye hendelser opprettes, så dette er også en fin måte å informere familiemedlemmer om ny informasjon.
Legg til individuell informasjon mottatt i Spond
Mye informasjon knyttet til aktiviteter sendes gjennom innlegg eller arrangementsinformasjon i Spond, for eksempel oppfordringer til frivillig arbeid eller individuelle tilpasninger. Med din egen familiegruppe i Spond kan du legge disse oppdateringene direkte inn i Spond uten å måtte forlate appen. Du kan også oppdatere familiemedlemmer av denne oppdateringen ved å legge dem til som verter. Et eksempel på dette er hvis du tar en oppgave å være på bakesalgsstanden for fotballgruppa mellom kl. 09.30 og 12.00 på lørdag. I familiegruppen i Spond legger du til hendelse og klokkeslett, legger til din personlige undergruppe (knyttet til din personlige svadkalender) og lagrer.
Ingen grunn til å forlate Spond i det hele tatt!
Mer informasjon om Spond finner du her: Best Free Sports Team Management App | Last ned Spond
