Hvordan skaffe seg og gi hele familien oversikt?

How to effectively share the family's agenda
Mange velger å ha familiemøter på søndag for å gå igjennom ukens agenda og planlegge logistikken. Men hvorfor begynne å tenke på hverdagen når man heller bør nyte siste rest av helgen?
Vi er tilhengere av å gjøre en grundig engangsjobb for å få samkjørt alle digitale kalendere, og så fylle på etter hvert når behovene oppstår.
Målet er at hele familien skal ha tilgang til samme informasjon! Man kan gjerne fordele ansvaret for å holde informasjonen oppdatert, men når avtalene og oppgavene er lagt inn i kalenderen da bør det være hele familiens ansvar å løse dem. Prøv det selv! Det blir enklere å slippe ansvaret og senke skuldrene - for alle har samme kontroll.
 

En digital samkjøring

Det som er fantastisk med digitale kalendere er at de kan kobles opp mot andre kalendere og at de etter oppkobling holder seg oppdatert! Vi har tidligere skrevet om hvorfor familiekalenderen må være digital her.
Det som er mindre fantastisk er at det er en noe omfattende en gangsjobb som må gjøres for å få det til - og det finnes dessverre ikke noen quick fix for å få inn alle typer kalendere. Men sett av noen timer en kveld til å gjøre denne jobben en gang for alle så får du uendelig mye igjen for det i etterkant, og spesielt når du trenger det aller mest: på de travle dagene.

  1. Velg din hovedplattform - om du sverger til Google Calender eller iCloud eller FamilyBoard, så må du velge ett sted du vil bruke for å få hele oversikten.

    Finn ut mer om FamilyBoard

  2. Finn og koble inn alle dine og familien digitale kalendere.
    Mitt råd er å lage en liste du holder oppdatert - av og til må ting oppdateres og da kan en link plutselig ikke fungere. Når du har først gjort jobben med å finne disse linkene, kan det også være greit å samle disse i en oversikt som gjør det enklere neste gang et annet familiemedlem skal ha tilgang til en kalender. Legg linkene f.eks. inn i en mail som du sender til deg selv, slik at du alltid kan søke dem opp.
    Vi har tidligere skrevet om hvordan du kobler inn digitale kalendere her.
  3. Sørg for at alle andre familiemedlemmer har tilgang til de relevante kalenderene.
    Hvis ikke blir du sittende alene med både planleggingsjobben og oppfølging etterpå.

Kom i gang

Nå som du har koblet inn de digitale kalenderene dine er du godt i gang. Men dessverre er ikke alle avtaler opp oppgaver lagret digitalt, så her må det gjøres et skippertak ved å legge inn de faste tingene som ikke allerede er koblet:

  • Har du skolebarn, legg inn skoleruta dvs. alle ferier, planleggingsdager for skole og SFO - denne finner du på kommunens sider, og ofte kan den ligger der for noen år ad gangen.
    Legg inn så mye info du har tilgjengelig slik at du får opp denne informasjonen når du planlegger ferie, en konsert eller en tur med kompisgjengen.
  • Har du barnehagebarn, gå igjennom barnehagens årsplan og finn alle planleggingsdager/ferie og legg det inn så snart du får informasjonen tilsendt.
  • Ved starten av skoleåret/barnehageåret får man often informasjon om når barna har forskjellige aktiviteter. F.eks. gym på onsdag og turdag på fredag er relevant informasjon ift påkledning og nistebehov. Dette kan være lurt å legge inn, for selv om du husker det er det ikke sikkert partneren eller barnet gjør det. Og vi har vel alle vært der at vi føler det er fredag selv om det bare er torsdag?
  • Dersom barnet tar buss til og fra skole, eller det er avtalt noen felleskjøring/henting, så legge dette inn i kalenderen. Når barna har sluttet på SFO kan det også være lurt å legge inn skoleslutt tid (ift når du kan forvente at de er hjemme) - dette kan jo variere fra barn til barn. Det kan godt hende du har god kontroll på dette, men det hjelper lite om en forelder husker det for her er målet at hele familien skal ha samme innsikt.
  • Har barn eller voksne gjentagende aktiviteter som ikke finnes i de koblede kalenderene så legge dette inn på starten av semesteret.
  • Har du et årskort eller abonnement til et eller annet, så er det en fin måte å minne seg selv på det ved å legge inn en gjentagende oppføring på den dagen det er mest sannsynlig at du/dere bruker årsabonnementer. F.eks. et årskort til Dyreparken, kan være sannsynlig at vi bruker på søndager, så her legger man inn heldagsoppføring som kommer hver søndag.
  • Det kan også være lurt å legge inn påminnelser om henting på bussen, lufting av hund etc. All informasjon som gjør at hverdagen glir litt smidigere.

Vedlikehold

Når alle de digitale kalenderene er koblet, og de kjente hendelsene er lagt inn, så er det mye mindre som skal håndteres fortløpende. Det blir også mye enklere å svare på om andre ting passer eller ikke.

Nye avtaler legges inn med en gang de oppstår. Dette kan være barnebursdager, konsertbilletter, jentekvelder, foreningsmøter, helgeturer, rørlegger, tannlege etc. Legger du det inn så snart det oppstår, så blir ansvaret delt og du kan tømme hodet ditt for litt av belastningen og stresset av å måtte huske på.

Finn ut mer om FamilyBoard

En oppdatert kalender har så mange gode effekter og gir en enorm frihetsfølelse fordi man slipper å huske på ting. Legg gjerne igjen dine tanker eller tips!